Beschlusssammlung in der WEG: Aufbewahrungspflicht und Einsichtsrecht für Eigentümer

Wenn du in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) lebst, dann hast du ein Recht auf Informationen. Nicht nur über die Reparatur des Aufzugs oder die Heizkostenabrechnung - sondern auch über alle Entscheidungen, die die Gemeinschaft getroffen hat. Die Beschlusssammlung ist das zentrale Dokument, das genau das festhält: Was wurde beschlossen, wann und mit welcher Stimmenzahl? Und wer darf darauf zugreifen?

Was genau ist eine Beschlusssammlung?

Die Beschlusssammlung ist kein einfacher Ordner, sondern das offizielle Gedächtnis der Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie enthält alle Beschlüsse, die auf den jährlichen oder außerordentlichen Eigentümerversammlungen gefasst wurden. Das sind Entscheidungen wie: Wer wird als Verwalter beauftragt? Wird das Dach saniert? Wird die Hausordnung geändert? Oder wird ein neuer Fahrstuhl installiert?

Doch nicht nur die Beschlüsse der Versammlung gehören dazu. Auch Gerichtsurteile, die die Rechtslage der Gemeinschaft betreffen, müssen eingetragen werden. Denn wenn ein Beschluss angefochten wird und ein Gericht entscheidet, dass er ungültig ist, dann muss das in der Sammlung sichtbar sein. Sonst könnte jemand später behaupten, er habe den Beschluss nicht gekannt - und das wäre unfair.

Wer ist für die Führung verantwortlich?

Wenn eine Hausverwaltung vorhanden ist, dann ist sie gesetzlich verpflichtet, die Beschlusssammlung zu führen. Das steht klar in § 24 Absatz 6 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Die Verwaltung muss die Beschlüsse innerhalb von zwei Wochen nach der Versammlung in die Sammlung eintragen. Keine Verzögerung. Keine Ausreden.

Aber was, wenn es keine Verwaltung gibt? Dann ist die Gemeinschaft selbst verantwortlich. Jeder Eigentümer muss sicherstellen, dass die Dokumentation ordnungsgemäß geführt wird. Das ist kein freiwilliger Service - es ist eine rechtliche Pflicht. Wer das ignoriert, handelt nicht nur unordentlich, sondern verletzt das Gesetz. Und das kann später teuer werden: Wenn ein Beschluss angefochten wird und es keine Aufzeichnung gibt, dann ist er möglicherweise rechtlich nicht haltbar.

Wie lange muss die Sammlung aufbewahrt werden?

Die gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Das ist der Standard. Aber in der Praxis ist es oft länger. Denn solange die WEG besteht, bleibt die Beschlusssammlung relevant. Wenn du heute ein neues Dach finanzierst, dann wird das in 15 Jahren noch wichtig sein - etwa wenn ein neuer Eigentümer Fragen zur Sanierungshistorie hat. Oder wenn eine Versicherung prüfen will, ob die Dachdeckung schon einmal erneuert wurde.

Deshalb ist es sinnvoll, die Sammlung so lange aufzubewahren, wie die Gemeinschaft existiert. Viele Verwaltungen archivieren sie sogar digital und halten sie über Jahrzehnte hinweg. Das ist nicht nur praktisch - es ist auch eine Form der Rechtssicherheit. Wer keine langfristige Dokumentation hat, lebt in einer rechtlichen Grauzone.

Wie wird die Sammlung geführt?

Es gibt klare Regeln, wie die Eintragungen aussehen müssen:

• Jeder Beschluss erhält eine fortlaufende Nummer - zum Beispiel B-2025-017.
• Die Niederschrift der Versammlung und alle Anlagen (wie Kostenpläne oder Gutachten) müssen abgelegt werden.
• Änderungen dürfen nicht einfach überschrieben werden. Stattdessen muss ein Änderungsvermerk hinzugefügt werden: „Am 12. März 2026 wurde der Beschluss korrigiert, weil…“
• Es muss klar ersichtlich sein, wer den Beschluss gefasst hat, wie abgestimmt wurde und ob es Anfechtungen gab.

Diese Struktur ist kein Luxus - sie ist notwendig, um später nachvollziehen zu können, was wirklich beschlossen wurde. Ohne diese Transparenz entsteht Misstrauen. Und Misstrauen führt zu Streit - und Streit kostet Geld.

Was darf ich als Eigentümer einsehen?

Du hast ein uneingeschränktes Recht, die Beschlusssammlung einzusehen. Das steht in § 24 Absatz 7 WEG. Kein Grund muss angegeben werden. Keine Begründung nötig. Du kannst einfach sagen: „Ich möchte die Sammlung einsehen.“ Und das muss dir ermöglicht werden.

Das gilt für alle Beschlüsse - egal ob sie dich direkt betreffen oder nicht. Du hast das Recht, zu sehen, wie viel Geld für die Fassadensanierung ausgegeben wurde, ob die Versammlung ordnungsgemäß durchgeführt wurde, oder ob ein Beschluss später angefochten wurde.

Wichtig: Du darfst die Sammlung nicht mitnehmen. Du darfst sie nur einsehen. Das heißt: Du kannst sie in der Verwaltung einsehen, oder - wenn sie digital geführt wird - online aufrufen. Viele Verwaltungen bieten heute einen sicheren Online-Zugang über eine Plattform an. Das ist der einfachste Weg, besonders wenn du nicht im Haus wohnst oder oft unterwegs bist.

Was ist mit digitaler Speicherung?

Digitale Aufbewahrung ist nicht nur erlaubt - sie ist oft die bessere Lösung. Eine digitale Beschlusssammlung ist leichter zu durchsuchen, kann von überall aus eingesehen werden und ist schwerer zu verlieren. Aber: Sie muss sicher sein.

Die Verwaltung muss dafür sorgen, dass:

• Nur berechtigte Personen Zugang haben (also nur Eigentümer und deren Bevollmächtigte).
• Die Daten verschlüsselt gespeichert werden.
• Ein Back-up existiert, falls die Plattform ausfällt.
• Der Datenschutz gewahrt bleibt - besonders, wenn personenbezogene Daten wie Namen oder Stimmenverteilungen enthalten sind.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Eigentümer in Salzburg hat sich beschwert, dass seine Stimme in der letzten Versammlung nicht richtig erfasst wurde. Dank der digitalen Sammlung konnte er die elektronische Abstimmung nachvollziehen - und es stellte sich heraus, dass ein technischer Fehler vorlag. Ohne digitale Dokumentation wäre das nie aufgeklärt worden.

Kann ein Dritter die Sammlung einsehen?

Ja - aber nur, wenn er von einem Eigentümer bevollmächtigt wurde. Das kann ein Anwalt sein, ein Makler, ein Bauleiter oder ein Familienmitglied. Der Dritte muss jedoch eine schriftliche Vollmacht vorlegen. Ohne diese ist der Zugang nicht erlaubt.

Das ist wichtig, weil die Sammlung nicht öffentlich ist. Sie ist kein öffentliches Register wie das Grundbuch. Sie ist ein interner Verwaltungsakt - und nur für diejenigen bestimmt, die ein Recht dazu haben: die Eigentümer und ihre Bevollmächtigten.

Was passiert, wenn die Sammlung nicht geführt wird?

Wenn die Beschlusssammlung fehlt, unvollständig ist oder nicht zugänglich gemacht wird, dann ist das kein kleiner Verwaltungsfehler. Das ist eine Verletzung des Wohnungseigentumsgesetzes.

Ein Eigentümer kann dagegen vorgehen. Er kann:

• Eine schriftliche Aufforderung an die Verwaltung richten.
• Bei Nichtbeachtung einen Antrag beim Amtsgericht stellen.
• Falls nötig, die Verwaltung abberufen und eine neue bestellen.

In der Praxis haben Gerichte schon mehrfach Verwaltungen verurteilt, wenn sie die Beschlusssammlung nicht ordnungsgemäß geführt haben. Und das nicht nur wegen des Rechtsbruchs - sondern auch, weil dadurch das Vertrauen in die Gemeinschaft zerstört wird.

Warum ist das alles so wichtig?

Die Beschlusssammlung ist mehr als ein Archiv. Sie ist das Fundament für Vertrauen. Sie zeigt: Hier wird transparent gearbeitet. Hier wird Recht eingehalten. Hier werden Entscheidungen nicht einfach vergessen.

Ohne sie wäre jede Entscheidung fragwürdig. Wer würde glauben, dass die Heizkostenabrechnung fair ist, wenn niemand weiß, wie sie beschlossen wurde? Wer würde sich an einem Sanierungsbeschluss halten, wenn er nicht dokumentiert ist?

Deshalb ist es nicht nur deine Pflicht, dich über die Sammlung zu informieren - es ist deine Chance. Du kannst sie nutzen, um dich besser einzubringen, deine Rechte zu verteidigen und die Gemeinschaft mitzugestalten.